Представить современное специальное мероприятие без тех или иных раздаточных материалов практически невозможно. Раздаточные материалы являются неотъемлемой составляющей любого ивента сегодня, причем составляющая эта имеет для конечного результата очень большое значение. В то же время работа по разработке и созданию действительно качественной и эффективной раздатки - это крайне сложный процесс, имеющий огромное количество всевозможных нюансов, как, впрочем, и большинство других элементов, составляющих комплекс под названием событийный маркетинг. В настоящей серии статей речь пойдет как раз о раздаточных материалах как составляющей специального мероприятия и о важных моментах, связанных с их разработкой и использованием.

Начнем с пары общих слов. Итак, с раздаткой в различных ее формах мы сталкиваемся практически на каждом ивенте, будь то небольшой корпоративный семинар или же международная выставка или конференция. Понятно, что в разных случаях с помощью раздаточных материалов компании решают примерно одни и те же задачи, но об этом чуть ниже. Пока же необходимо понять, что, на самом деле, является раздаткой, а что не является.

Сам термин "раздаточные материалы" подразумевает некие материалы, которые мы раздаем, в нашем случае, посетителям во время проведения специального мероприятия, и под временем проведения здесь понимается не фактические часы его работы (стадия at-event), а еще стадии pre-event и post-event. Те же самые приглашения, те же самые брошюры по итогам, те же самые сувениры и подарки, которые вручаются на финальном банкете, - это все является раздаткой. Кроме того, существует еще великое множество видов раздаточных материалов, и для рассказа о них в рамках серии запланирована целая статья.

Беспалова Екатерина, руководитель Агентства Корпоративных Мероприятий rba: "Словосочетание "раздаточные материалы" больше ассоциируется с деловыми мероприятиями. Если говорить о семинарах, конференциях, форумах - раздатка там необходима: программы, ручки, блокноты, сборник тезисов докладов, презентаций в печатном и электронном виде. Это как бы азбука, которая грамотными организаторами должна выполняться неукоснительно. И желательно заблаговременно. Хотя с другой стороны оперативность в этих вопросах - один из критериев их конкурентоспособности в работе с некоторыми клиентами. Мы, например, не смогли бы работать с IBM, если бы не решали оперативно подобные вопросы. Иногда изменения в программе деловых мероприятий требуют тиражирования раздатки в последнюю ночь".

В своем экспертном комментарии Екатерина отметила еще один очень важный момент - даже ручки и блокноты, которые мы раздаем посетителям, чтобы обеспечить им комфортные условия для работы на деловом специальном мероприятии, являются раздаткой. И здесь мы подходим к следующему вопросу: "Какие задачи решает раздатка?"

Беспалова Екатерина: "Сувениры, подарки - посланники компании, носители ее бренда. В данном случае я не говорю о той раздатке, смысл которой закрепить знания. Скажем, у меня дома висит картина с презентации ПЕЖО - контур автомобиля нарисованной молодым французским вином… такое облучение брендом по месту жительства".

Если говорить в целом, то все они (задачи, решаемые раздаточными материалами) можно разделить на две категории: функциональные и маркетинговые. С функциональными задачами все максимально прозрачно: ручками наши посетители пишут, в блокноты заносят важную информацию, с помощью приглашения узнают, что проект будет и что он из себя представляет, программки помогают ориентироваться в контенте ивента, какие-то сопроводительные материалы на обучающем семинаре или тренинге и вовсе являются must-have item, так как значительно облегчают процесс обучения. Иными словами, практически любая раздатка имеет практическое применение, даже подарки: брелки, календари и прочее.

Ирина Стешина, директор отдела BTL, Event Professionals EuroPublicity Advertising Agency: "Любые раздаточные материалы - от подарков до листовок - имеют большое значение при проведении специальных мероприятий. Любая брендованная вещь должна производить долгоиграющий эффект, то есть своей красочностью, функциональностью, необычностью и наполнением напоминать представителям целевой аудитории о самом мероприятии и продвигаемом бренде. И чем тщательнее на этапе подготовки проработан вопрос подарков и posm, чем качественнее произведен материал, тем ощутимее будет эффект его действия после ивента."

Маркетинговые задачи раздаточных материалов - вопрос более тонкий. Здесь на первое место выходит бренд компании или бренд специального мероприятия, если мы можем говорить о том или ином event-проекте как о самостоятельном бренде. Иными словами, любая раздатка ко всему прочему является также и носителем бренда нашей компании. Именно поэтому подавляющее большинство event-экспертов и event-профессионалов крайне не рекомендуют экономить на описываемом элементе ивентов (лучше сделать меньше, но качественнее), ведь у посетителей мероприятия, организованного нами, наш бренд будет, в любом случае, тем или иным образом ассоциироваться с раздаточными материалами, которые они получили, использовали и, возможно, унесли с ивента с собой. В итоге, с одной стороны, раздаточные материалы помогают нам донести до посетителей ту информацию, которую мы приготовили, произвести то впечатление, которое необходимо, и, с другой, работают на бренд, - именно в этом своего рода уникальность раздаточных материалов как маркетингового инструмента.

В заключение остается добавить о том, что по-настоящему эффективно работающая раздатка возможна лишь, когда она разработана с учетом обеих категорий задач. Ни в коем случае не следует ограничиваться лишь функциональной или маркетинговой составляющей..

Eventmarket.ru